9 juin 2023
Changer de locaux professionnels peut être une étape clé pour le bon développement d’une entreprise. Cette transition répond à des objectifs comme la croissance de l’entreprise, la recherche d’une meilleure situation géographique, l’optimisation des coûts. Quelle que soit la stratégie, un déménagement professionnel nécessite une organisation méticuleuse pour garantir le succès de l’entreprise. Dans cet article, découvrez les étapes à suivre pour un déménagement dans les meilleures conditions.
La planification et l’organisation sont les clés d’un déménagement réussi. Il est important de nommer une ou plusieurs personne(s) responsable(s) de ce changement et de se fixer des objectifs (dates clés). L’entreprise devra prévoir en amont : une liste des tâches à accomplir, déterminer le budget, décider de la répartition des tâches et définir les délais.
Pour bien se lancer, certaines étapes sont cruciales :
Les formalités juridiques et administratives varient en fonction de l’emplacement, de la nature et de l’activité de l’entreprise
Elles peuvent inclure l’obtention de permis ou d’autorisations nécessaires, le transfert des contrats de location, la mise à jour des registres de l’entreprise, etc.
Afin de trouver les locaux qui correspondent à votre domaine d’activité, différents critères de recherches sont à prendre en compte sous forme d’un cahier des charges. Cette liste permet de définir :
En ciblant des zones qui regroupent l’ensemble des critères, l’entreprise a plus de chance de trouver des locaux qui lui correspondent. Afin de vous aider dans cette tâche, le recours à un conseil en immobilier d’entreprise est important.
Rive Gauche CBRE vous accompagne dans les différentes étapes de recherche de nouveaux locaux.
Au moment du changement de locaux, il faut préparer les biens et équipements de l’entreprise en vue du transport. Cela peut inclure l’emballage des objets fragiles, le démontage des meubles, le transfert des archives, etc..
La protection des équipements informatiques, les sujets techniques de changement de réseau informatique et téléphonique, de système de surveillance, etc.. sont des points sensibles à anticiper.
Durant le déménagement, veillez à la sécurité des biens pendant le transport et à être assuré durant toute la procédure, y compris sur la nouvelle adresse.
Le jour J, s’assurer que les déménageurs disposent des plans d’implantation et que tout est en place avant l’arrivée des salariés.
Après l’installation, il est important de vérifier et de tester tous les équipements et services de l’entreprise pour s’assurer qu’ils fonctionnent correctement.
Le déménagement implique de la restitution des anciens locaux en bon état. Il faut donc dans un premier temps s’assurer de l’état dans lequel doivent être rendus les locaux (information à trouver dans le corps du bail), prévoir un nettoyage approfondi et peut-être quelques travaux. Cela permettra un rendu des clés dans les meilleures conditions.
L’entreprise devra également prendre en compte la communication de la nouvelle adresse professionnelle, la mise à jour des supports de communication (cartes de visite, brochures, site internet, etc.).
En conclusion, une bonne planification, une organisation minutieuse et une communication efficace permettent un déménagement réussi. Une bonne transition peut aider une entreprise à atteindre de nouveaux objectifs et à se développer. N’hésitez pas à faire appel à un professionnel en immobilier d’entreprise pour obtenir les meilleurs conseils et vous épauler dans votre projet.
Notre équipe est à votre disposition pour toute question.
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